Lutfullah Duman toplanti

Published on Aralık 19th, 2012 | tarafından Lutfullah DUMAN

0

Verimli Toplantının Püf Noktaları

Şehir canlısının yaptığı işe, çalışma türüne, hiyerarşik seviyesine göre toplantı yapma, yaptırma, düzenleme, organize etme, yönetme işleri olur. Bazen çok faydalı olan bu işler kimi zaman çekilmez, katlanılmaz hatta tahammül edilmez hale dönüşürler. Bazı zamanlar toplantıdan çok karşılıklı atışma, tartışma, çekişme, çekiştirme, dedikodu, gıybet vb. hallerine de bürünür. Toplantının gidişatı tamamen katılımcı profiline, katılımcıların o günkü ruh haline ve toplantı başkanının tutum ve karakterine göre şekil alır.

***

Faydalı bir toplantı yapmak için katılımcı profili, her zaman kontrol edilebilir değildir. Çoğu zaman katılımcıları seçme şansınız olmaz ya da olamaz. Konumunuz el verdikçe doğru katılımcıları tercih etmekte fayda vardır. Bazen müdürleri bir araya getirmektense şefleri bir araya getirmek ya da şefleri bir araya getirmektense personeli bir araya getirmek daha doğru bir yöntemdir. Ya da bir birimde aynı işi yapan iki kişiden birini toplantıya davet edecekseniz konuya daha fazla odaklanacak olanı tercih etmek toplantının salahiyeti açısından daha doğru bir seçim olacaktır. Bazı durumlarda da alt kademede bir meseleyi defalarca görüşüp icraata geçilemiyorsa iki müdürü bir araya getirip çözümü onlara bırakmak daha doğru bir yöntem olacaktır. Böylece düzenlenecek toplantıda iki sandalye de ilgili iki müdür için ayrılmalı ancak boş bıraktırmamak şartıyla

***

Bir başka konu da “toplantıya katılacakların ruh hali”dir. Etkili bir toplantı yapabilmek için personelin gündeminde sizin toplantı gündeminizden daha ağır basacak bir konunun olmamasında fayda vardır. İşte bu çok zor bir değişkendir. Zira disiplinler arası çalışıyorsanız sürekli farklı departmanlar, farklı kurumlar ve farklı iş kollarından insanları bir araya getirip uygulanabilir kararlar almalı ya da orta yollu sonuçlara ulaşabilmelisiniz. Hal böyle olunca bir ya da iki grubun gündemi sizin toplantınız için uygun zemin hazırlasa dahi diğerleri için müsavi şartlar söz konusu olmayabileceği gibi toplantınıza “lütfen katılmış” bile olabilirler. Eğer gündemi takip etme, gündemi yönlendirebilme ya da gündeme göre hareket etme şansınız yoksa gündeme ayak uydurmayı denemek herhalde kaçınılmaz olacaktır.

***
Toplantının akıbeti toplantı başkanının karakteri, idaresi ve toplantıyı yönetme becerisine kalıyor. Kimi zaman başkanın söyleyeceği bir söz herkesi olumsuz yönlendirebileceği gibi negatif bir havada gerçekleşen gergin bir toplantıyı başkanın sağduyulu ve otoriter tavırları daha yumuşak ve orta yollu bir toplantı ortamına çevirebilecektir.

 

Toplantının başındaki kişi duruma göre konuşan, anlatan, susan ya da konuşturan olabilir. Bu seçenek tamamen içeriğe ve katılımcıların konuya hâkimiyet seviyesine göre değişir. Dolayısıyla çok konuşan başkan iyidir demek doğru değildir. Bu tespit gerçeği yansıtmaz. Ya da bunun tersi olarak çok konuşturan başkan da iyidir demek kesin doğru değildir. Başkan eğri ile doğru, yetersiz ile aşırı, kat’i ile şüpheli arasındaki ayrımı bilen; katılımcıların bu ayrım içerisinde bilgi ve görüş aktarımını yapmasını yönlendiren ve nihayetinde sonuca götürecek kararları alan ya da aldıran kimsedir. Gergin ortamlarda nerede araya gireceğini iyi bilmelidir.  Başkan, “Söz ola kese savaşı, söz ola kestire başı!” sözünün gereğini bilen ve yeri geldiğinde söylenmesi gerekeni söylemekten imtina etmeyen kimsedir. Kıdem ya da rütbe olarak üstte olanların altındakileri ezmesine izin vermemeli aynı zamanda kıdem ya da rütbe olarak altta olanların da üstündekilere saygısızlık yapmasına göz yummamalıdır. Tabii ki herkes böyle bir başkanı kaldıramaz. Kimilerine bu kadar adaletli ya da otoriter olmak fazla gelebilir!

***

Her toplantının bir amacı olduğu için her buluşmanın ya da oturumun bir sonucu olması gerekir. Her toplantının ardından bir sonuç, görevlendirme ve yapılacaklar bildirgesi yayınlanması toplantıların amaca ulaşması açısından faydalı olacaktır. Hangi vazifeyi, kimin ne zaman ya da ne zamana kadar yapacağı belirtilmeli ve yayınlamalıdır.

 

Haftanın kelamı: “Toplantı, toplanmak için değil, sonuç üretmek için bir araya gelmektir. Sonucu olmayan ‘toplantılar’ zaman ve “motivasyon’ kaybı için birebirdir.”

Tags: , , , , , , ,



Yazar Hakkında

Lutfullah DUMAN İstanbul'da doğdu. Ortaokulu Kartal Anadolu İmam Hatip Lisesi'nde liseyi Tekirdağ Fen Lisesi'nde ve Üniversite eğitimini Kırıkkale Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünde tamamladı. Kocaeli Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Ana Bilim Dalında "Deniz Alanlarının Optimizasyonu ve Tekne-Alan Ataması" konusunda Yüksek Lisans Eğitimine devam etmektedir. Kalite Belgelendirme, Araç Bakım-Onarımı ve Gıda Ambalajı İmalatı sektörlerinde planlamacı olarak çalışmış olup şu an İspark A.Ş.'de Marina Heliport İş Geliştirme Şefi olarak çalışmaktadır. Proje yönetimi, süreç yönetimi ve planlama dallarında araştırma yapmaktadır. Teknik konuların haricinde yurtdışı izlenimlerini ve sosyal konuları da yazıya dökmektedir. Teknik Elemanlar Derneği (TEKDER) Yönetim Kurulu Üyesi olan Lutfullah DUMAN, İstanbul'da ikamet etmektedir.


Üste Git ↑