Lutfullah Duman puzzle

Published on Ocak 9th, 2013 | tarafından Lutfullah DUMAN

0

Sekretaryanın Yadsınamaz Önemi

puzzle

Her toplantı aslında küçük de olsa bir proje kapsamında gerçekleştirilir. Her toplantının bir amacı vardır. Öncesi ve sonrası için bir analiz, görevlendirme ya da durum değerlendirmesi için bir araya gelinir. Velhasıl bir girdi vardır, bu girdiyi işleyen kişiler vardır ve girdiler gördükleri işlemlerden dönüşüme uğrayarak “çıktı” halini alırlar.

Her toplantının bir amacı olduğu için her buluşmanın ya da oturumun bir sonucu olması gerekir. Her toplantının ardından bir sonuç, görevlendirme ve yapılacaklar bildirgesi yayınlanması gerekir. Hangi vazifeyi, kimin ne zaman ya da ne zamana kadar yapacağı belirtilmeli ve yayınlamalıdır.

Mümkünse proje süresince tüm toplantılara iştirak edebilecek ya da her toplantı türü içinde sürekli devam sağlayabilecek biri sürecin sekretaryasını tutmalıdır. Sekretarya angarya bir iş değil, aksine sürecin hafızasıdır. Kimin ne zaman neyi yapması gerektiğini ve bu görevlendirmeyi kimin ne zaman verdiğini bilir. Görevlendirmelerde karışıklık olmasının ve iş kalemleri arasında tekrarların oluşmasının önüne geçer. Tabir caizse proje yöneticisinin eli koludur.  Hatta tüm proje paydaşlarının kütüphanesi olması sebebiyle danışılacak, kendisinden bilgi alınacak makamdır.

Şu bir gerçek ki sekretaryanın görev tanımı tam ve doğru yapılmaması sebebiyle çoğu zaman işlev olarak kısır kalmaktadır. İsmen zihinde olumsuz etkiler bırakmaktadır. Sanki asli unsurun dışında lojistik işlerle uğraşılıyormuş gibi anlaşılabilmektedir. Bu sebeple kimileri tarafından yapılan iş değersiz görülmekte ve gereği kadar üzerine düşülmemektedir. Halbuki proje sürecince ya da yapılan iş kapsamında sekretaryanın görev tanımı açık ve net bir şekilde yapılmalı ve yetki çerçevesi iyi çizilmelidir.

Sekretaryanın üzerinde bu kadar uzun süre durmamızın sebebini proje yönetiminde bilgi kirliliği, görev-yetki karmaşası, yanlış anlamadan kaynaklanan zaman ve malzeme kayıpları vb. yaşamış kimseler iyi anlamıştır. Bu bağlamda;

  • Süreç boyunca toplantıları planlayan, katılımcıları belirleyen
  • Katılımcıları toplantıya davet eden
  • Toplantı raporunu tutan
  • Toplantı kararlarını ilgililerine tebliğ eden
  • Kararlar neticesinde yapılan işler hakkında bilgi alan ve proje yöneticisine raporlayan
  • Önemli yazışmaları, raporları, analizleri, tutanakları vb. arşivleyen ve ilgili birimlerle paylaşan
  • Termin tarihi gelen işlerde taraflara gerekli sorumlulukları hatırlatan

görevleri etkin bir şekilde yapan kişi ya da kişiler sekretarya görevini hakkıyla yerine getirmiş olurlar.

Proje yöneticisinin olmadığı yerde proje ile ilgili süreçleri takip eden yetkili kimsedir. Tabi ki bu karar kurumdan kuruma da değişiklik gösterebilir.  Sekretaryanın etkin kullanmadığı zamanlarda ise aşağıdaki karikatür kaçınılmaz olur!

karikatur

Tags: , , , , , , , , , , ,



Yazar Hakkında

Lutfullah DUMAN İstanbul'da doğdu. Ortaokulu Kartal Anadolu İmam Hatip Lisesi'nde liseyi Tekirdağ Fen Lisesi'nde ve Üniversite eğitimini Kırıkkale Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünde tamamladı. Kocaeli Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Ana Bilim Dalında "Deniz Alanlarının Optimizasyonu ve Tekne-Alan Ataması" konusunda Yüksek Lisans Eğitimine devam etmektedir. Kalite Belgelendirme, Araç Bakım-Onarımı ve Gıda Ambalajı İmalatı sektörlerinde planlamacı olarak çalışmış olup şu an İspark A.Ş.'de Marina Heliport İş Geliştirme Şefi olarak çalışmaktadır. Proje yönetimi, süreç yönetimi ve planlama dallarında araştırma yapmaktadır. Teknik konuların haricinde yurtdışı izlenimlerini ve sosyal konuları da yazıya dökmektedir. Teknik Elemanlar Derneği (TEKDER) Yönetim Kurulu Üyesi olan Lutfullah DUMAN, İstanbul'da ikamet etmektedir.


Üste Git ↑